Deutscher Schaustellerbund e.V.

die Berufsspitzenorganisation für das Schaustellergewerbe




Interview mit dem Finanzexperten Dr. Christian Kläne

Sind Zählprotokolle zwingend erforderlich? Muss man eine Registrierkasse haben? Wie führe ich die offene Ladenkasse richtig, wie zeichne ich meine Einnahmen ordnungsgemäß auf?

Diese und weitere wichtige Fragen des Schaustelleralltags besprach DSB-Hauptgeschäftsführer Frank Hakelberg mit Dr. Christian Kläne vom Finanzamt Oldenburg im folgenden Interview.

 

Sehr geehrter Herr Dr. Kläne, sind Schausteller verpflichtet, eine Registrierkasse einzusetzen?
Nein. Es gibt in Deutschland keine Pflicht, eine Registrierkasse einzusetzen. Eine solche Pflicht ist auch nicht geplant. Ende 2016 hat man die Vorschriften zur Kassenführung zwar verschärft, eine Registrierkassenpflicht aber klar abgelehnt.

Die Verschärfungen betreffen also vor allem diejenigen, die elektronische Kassensysteme bereits nutzen, weil man den sogenannten Registrierkassenbetrug bekämpfen möchte. Die Daten in den elektronischen Kassen müssen für das Finanzamt lesbar gespeichert werden. Sie dürfen weder gelöscht noch spurlos verändert werden. Ältere oder einfache Registrierkassen, die technisch dazu nicht in der Lage sind und nur einen Papierbeleg (sog. Z-Bon) ausdrucken können, akzeptiert das Finanzamt seit dem 1. Januar 2017 nicht mehr. Ab 2020 dürfen sogar nur noch solche Registrierkassen genutzt werden, die durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung geschützt sind. Diese Sicherheitseinrichtungen müssen allerdings erst noch von den Herstellern entwickelt werden. Viele Registrierkassen wird man 2020 dann nachrüsten müssen. Ist das technisch nicht möglich, darf die Kasse allerdings noch weitere 3 Jahre, bis zum 31. Dezember 2022, benutzt werden.

Die Alternative zur Registrierkasse ist die offene Ladenkasse.

Schausteller führen meist eine offene Ladenkasse. Gibt es auch dort Verschärfungen?
Auch wer kein elektronisches Kassensystem nutzt, ist grundsätzlich zur Einzelaufzeichnung verpflichtet, muss also das Entgelt von jedem Kunden einzeln aufzeichnen. Die Gerichte haben aber schon vor langer Zeit entschieden, dass die Einzelaufzeichnungspflicht unter dem Vorbehalt der Zumutbarkeit steht. Als typisches Beispiel gilt der Verkauf geringwertiger Waren an unbekannte Kunden, z.B. eine Mandeltüte oder ein Lebkuchenherz. Der Gesetzgeber hat nun Ende 2016 diese Rechtsprechung in das Gesetz übernommen.

In welcher Form müssen die Einnahmen mindestens dokumentiert werden? Reicht es aus, am Ende eines Volksfestes die Gesamteinnahme schriftlich festzuhalten?
Nein, das reicht nicht aus. Wer nicht einzeln aufzeichnet, muss unbedingt einen täglichen Kassenbericht erstellen, auch wenn viele dieses ebenfalls für unzumutbar halten. Der Gesetzgeber hat dieses Mindesterfordernis der täglichen Aufzeichnung mit einer schärferen Formulierung sogar noch bekräftigt. Mehrtägige, wöchentliche oder gar monatliche Aufzeichnungen reichen also nicht aus und führen zu Hinzuschätzungen durch das Finanzamt.

Was muss ein täglicher Kassenbericht denn enthalten?
Der Kassenbericht soll die korrekte Einnahmeermittlung belegen und eine Überprüfung des betrieblichen Kassenbestands ermöglichen. Im Kassenbericht sind deshalb zwingend mehrere Rechenschritte zu dokumentieren, die Aufzeichnung nur der Tageseinnahme reicht nicht aus. Man spricht hier vom sog. retrograden Kassenbericht, der vom Ist-Kassenstand ausgeht und auf den Geschäftstag zurückschaut. So geht es:

1.      Nach Geschäftsschluss (mindestens einmal täglich) ist im ersten Schritt das gesamte betriebliche Bargeld einschließlich Hartgeld (jeder Cent!) zu zählen und dieser Betrag zu notieren. Die Zählsumme wird auch als Tagesendbestand bezeichnet.

2.      Von diesem Betrag ist der Tagesanfangsbestand abzuziehen. Auch wenn der Anfangsbestand immer gleich sein sollte, man also jeden Tag in der betrieblichen Kasse mit einem festen Wechselgeldbestand startet (vgl. unten Variante 2), ist dieser Betrag jeden Tag erneut zu dokumentieren. Der Anfangsbestand muss abgezogen werden, weil er nicht am betreffenden Tag eingenommen wurde.

3.      Abzuziehen ist aus gleichem Grunde alles private Geld, das z.B. zur Verstärkung der Kasse aus der privaten Geldbörse eingelegt worden ist.

4.      Hinzuzurechnen ist wiederum das Geld, das aus der geschäftlichen Kasse in den Privatbereich entnommen wurde. Auch betriebliche Ausgaben, die aus der Kasse bezahlt werden, sind im Kassenbericht hinzuzurechnen und natürlich der Beleg aufzubewahren. Zahlt man Betriebsausgaben grundsätzlich aus der privaten Geldbörse kann man sich die Dokumentation im Kassenbericht ersparen und muss nur die Ausgabenbelege geordnet aufbewahren.

5.      Aus dieser Berechnung ergibt sich dann – und das ist der fünfte Schritt – der Umsatz des Tages, die sogenannte Tageslosung.

Die Verwendung von Kassenberichtsformularen bietet sich an, damit kein Schritt vergessen wird. Den Kassenbericht auf einem PC zu erstellen und zu speichern reicht nur aus, wenn eine besondere Software verwendet wird, die eine nachträgliche spurlose Veränderung einmal eingetragener Zahlen nicht zulässt. Die Nutzung normaler Office-Programme (z.B. Microsoft-Office) ist also nicht zulässig. Deshalb sind handschriftliche Kassenberichte oft praktischer.

Müssen Kassenberichte auch an den Tagen geschrieben werden, an denen gar keine Einnahmen erzielt werden?
Grundsätzlich ist das nicht erforderlich, weil der Kassenbericht ja nur die Höhe der täglichen Einnahme belegen soll. Wichtig ist allerdings, dass Änderungen des betrieblichen Bargeldbestandes dokumentiert werden. Werden aus der betrieblichen Kasse z.B. Ausgaben bezahlt oder für private Zwecke Bargeld entnommen, muss dies dokumentiert werden. Dies kann aber z.B. auch in Form eines Kassenbuchs erfolgen. Für Tage, an denen weder Einnahmen noch Ausgaben getätigt werden und auch kein Geld in die betriebliche Kasse eingelegt oder aus dieser entnommen wird, sind natürlich keine Kassenaufzeichnungen erforderlich.

Ist ein Zählprotokoll gesetzlich vorgeschrieben?
Nein, in rechtlicher Hinsicht ist es nicht zwingend erforderlich, ein Zählprotokoll anzufertigen, um eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung nachzuweisen. Das hat das oberste deutsche Finanzgericht, der Bundesfinanzhof, erst kürzlich ausdrücklich bestätigt. Den Finanzgerichten und auch der Betriebsprüfung genügt es, wenn die tägliche Auszählung der Kasse in einer Summe im Kassenbericht dokumentiert wurde.

Fertigt der Schausteller also keine Zählprotokolle an, können allein daraus keine negativen Schlussfolgerungen gezogen werden. In seiner Entscheidung, wie die Einnahmen dokumentiert werden, ist also jeder Schausteller grundsätzlich frei.

Zählprotokolle stärken jedoch die Beweiskraft der Kassenführung gegenüber dem Finanzamt und sind deshalb durchaus empfehlenswert, um dem Verdacht von Einnahmenverkürzungen offensiv entgegenzuwirken.

Wenn der Tag auf dem Volksfest zu Ende geht, die Einnahmen gezählt sind, schließt der Schausteller das Geld meist in seinem Tresor ein. Gibt es hinsichtlich des Tresors denn auch Aufzeichnungspflichten?
Wichtig ist, dass folgender Grundsatz beachtet wird: Das betriebliche und das private Geld sind stets zu trennen. Für einen Einzelunternehmer ist es zwar schwer zu verstehen, dass er sein Bargeld klar zuordnen muss (getrennte Geldbörsen oder auch Hosentasche links = privates Geld und Hosentasche rechts = betriebliches Geld). Diese Zuordnung ist aber erforderlich, damit das Finanzamt jederzeit (auch unangekündigt) prüfen kann, ob der betriebliche Bargeldbestand mit den Aufzeichnungen im Kassenbericht oder Kassenbuch übereinstimmt. Diese Prüfungen werden ab 2018 voraussichtlich häufiger erfolgen. Ob und wieviel Bargeld der Schausteller im Betrieb belässt, ist jedoch allein seine Entscheidung. So ist es zulässig, immer das gesamte Geld im Betrieb zu belassen, bis es bei der Bank eingezahlt wird (Variante 1).
Genauso zulässig ist es aber, jeden Tag den über das erforderliche Wechselgeld hinausgehenden Bargeldbestand komplett aus dem Betrieb zu entnehmen (also gedanklich von der rechten in die linke Hosentasche wandern zu lassen, Variante 2). Diese Entnahme ist, z.B. im Kassenbericht oder Kassenbuch, zu dokumentieren. Vorteil: Nach der Entnahme handelt es sich um privates Geld, dessen weiterer Verbleib nicht mehr dokumentiert werden muss. Besonders im Tresor ist es wichtig, das betriebliche Geld nicht mit dem privaten Geld zu vermischen. Sicherstellen kann man das z.B. durch zwei Fächer im Tresor, die mit Aufklebern als privat bzw. betrieblich gekennzeichnet werden. In dem Tresorfach betrieblich muss bei Variante 2 lediglich die Wechselgeldbörse aufbewahrt werden. Nur das als betrieblich gekennzeichnete Bargeld ist bei einer Überprüfung für das Finanzamt von Interesse. Das im Fach privat gelagerte Bargeld ist dagegen nicht mehr Teil des Betriebs, sondern der Privatsphäre zuzurechnen. Bei Variante 1 sind dagegen die gesamte Tageseinnahme und das Wechselgeld im Fach betrieblich zu lagern.

Herr Dr. Kläne, was gibt es sonst noch zu beachten, stehen in nächster Zeit Änderungen an, die die Schausteller betreffen?
Neu eingeführt hat man noch die sogenannte Kassennachschau. Das Finanzamt soll spätestens ab 2018 die Kassen häufiger unangekündigt kontrollieren. Im Fokus stehen auch hier die Registrierkassen, weil man prüfen will, ob die Kassen ordnungsgemäß benutzt werden, oder im Manipulationsmodus laufen.
Verstärkt überprüft werden sollen aber auch offene Ladenkassen. Taucht der Prüfer hier unangekündigt auf, muss der betriebliche Bargeldbestand vorgezählt werden und mit den Kassenaufzeichnungen übereinstimmen. Stellt der Prüfer dann z.B. fest, dass der letzte Kassenbericht trotz täglich erzielter Einnahmen schon mehrere Tage alt ist, Kassenberichte also gar nicht täglich geschrieben werden, gibt es Probleme.

Sehr geehrter Herr Dr. Kläne, vielen Dank für das Interview!

Hinweis: Dr. Christian Kläne ist stellvertretender Leiter des Finanzamts Oldenburg und nebenberuflich als Dozent in der Steuerberaterfortbildung für mehrere Steuerberaterverbände tätig. Der Text wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst, sondern gibt seine persönliche Auffassung wieder.